O home office parece ter vindo para ficar. Não por acaso: seus benefícios são comuns a todos. Diversas pesquisas já comprovaram que o aumento da produtividade e a diminuição do estresse nos colaboradores e a redução de custos e do impacto ambiental das empresas são efeitos percebidos por quem adotou o trabalho remoto em todo o mundo.
Um estudo da Universidade de Stanford com funcionários da agência de viagens chinesa Ctrip constatou que o trabalho remoto gerava uma produtividade 13% maior que o presencial. Isso acontecia porque os colaboradores ficavam menos doentes e havia uma menor interrupção da rotina, além de uma maior concentração proporcionada pelo ambiente silencioso de casa.
Mas é claro que o home office é uma faca de dois gumes. A indefinição de horários, o isolamento social, o excesso da carga de trabalho e a interferência das tarefas da vida doméstica na rotina profissional são desafios que vêm junto com ele. Se o trabalho remoto não for bem gerenciado, pode inclusive acabar mais prejudicando que contribuindo.
Por isso, quem busca desenvolver uma liderança efetiva e fazer gestão à distância precisa compreender o contexto no qual está inserido, assim como as oportunidades e os riscos envolvidos. Estar consciente das realidades dos colaboradores, das equipes e da empresa como um todo é o primeiro passo para fazer valer suas principais qualidades de liderança.
Acolhimento e apoio contínuo aos colaboradores
Todo ser vivo necessita de cuidado nos seus primeiros anos de vida. Com os seres humanos, não é diferente. Uma série de pesquisas do campo da psicanálise atestam que o acolhimento desde cedo abre espaço para que crianças aprendam a administrar seus mundos (interno e social) e desenvolvam um senso de si mesmas.
A importância do apoio para cultivar a inteligência emocional permanece na idade adulta. Ao contrário do que alguns manuais de gestão de negócios ensinam, ser uma liderança efetiva não significa saber proferir um discurso inspirador. Pode parecer simples, mas se mostrar disponível e receptivo aos desconfortos e inseguranças dos colaboradores é uma forma de gerar confiança, a pedra angular de qualquer liderança.
Caso não saiba por onde começar, há duas formas que se complementam: rodas de conversa entre equipes e conversas de um para um. Em ambas trocas virtuais é essencial garantir um ambiente construtivo e livre de julgamentos para que possam ser compartilhadas dúvidas e sentimentos sobre o trabalho remoto. Como liderança efetiva você vai mapear e direcionar o que for relacionado ao comportamento e qualidade das entregas dos colaboradores.
Alinhamento de expectativas de baixo para cima
O alinhamento de expectativas é uma das práticas mais importantes de uma liderança efetiva, pois garante que feedbacks entre equipes façam sentido para todos colaboradores e possam surtir os efeitos desejados a médio e longo prazos. Além disso, a forma como o alinhamento acontece faz a diferença: o processo que começa com quem atua na ponta tende a ser mais eficaz.
Afinal, toda empresa tem objetivos a cumprir, mas se eles não são compreendidos pela maioria dos profissionais da base, a produtividade de cada um e a colaboração entre quem trabalha na organização tendem a cair. Por isso é recomendada a criação de uma matriz de demandas com as necessidades de ações, resultados esperados, indicadores e métricas, prazos e status das entregas.
O engajamento espontâneo dos colaboradores é estimulado quando eles são incentivados a criar a sua própria matriz e validar as demandas e entregas com os gestores da área. Ao tomar as rédeas do processo, o profissional entende melhor a importância do seu trabalho para a empresa como um todo. A busca constante por essa conexão é uma das maiores qualidades de liderança.
Oferta das condições necessárias para o cumprimento das tarefas
E se as entregas não forem feitas na qualidade necessária mesmo depois do alinhamento de expectativas e objetivos da empresa? Ao contrário do que se tende a sentir, o problema pode não estar na falta de comprometimento dos colaboradores. Para descobrir esses motivos, uma liderança efetiva se preocupa em saber se os profissionais contam com tudo que precisam antes de cobrá-los.
As condições necessárias não envolvem apenas infra-estrutura, como um computador em boas condições de uso e acesso estável à Internet, mas também o domínio de habilidades e conhecimentos. Por isso, ao invés da bronca, uma liderança efetiva costuma focar na solução para que o trabalho remoto seja melhor. Isso pode se traduzir na realização de um programa de treinamento ou de uma série de webinars e workshops, por exemplo.
A gestão se torna uma das qualidades de liderança quando é capaz de transformar visão sistêmica em desenvolvimento comportamental e qualificação das equipes. Tenha atenção para não cultivar uma relação de dependência. Afinal, oferecer as condições necessárias para o cumprimento de tarefas não é nenhum favor, mas o básico para que os colaboradores tenham autonomia para realizá-las.
Estabelecimento de acordos objetivos
O disse-me-disse ou a famosa fofoca é um comportamento que, apesar de ser comum em todos os grupos sociais, pode prejudicar não só a liderança efetiva como toda a empresa. Para diminuir a sua frequência, existe uma prática simples e efetiva: a transparência ativa. Afinal, já dizia a sabedoria popular: o combinado não sai caro. De fato, estabelecer acordos objetivos e em conjunto aumenta a coesão e gera mais confiança entre as equipes.
No entanto, essa é uma prática que precisa ser feita de forma recorrente, já que contextos variam e mudanças acontecem. A palavra-chave da liderança efetiva é confiança e nesse sentido é importante estabelecer boas práticas de comunicação. Como, por exemplo, evitar ligações fora do horário comercial e o excesso de grupos em aplicativos virtuais. Isso demonstra o respeito do gestor com a privacidade e o tempo dos colaboradores.
Os colaboradores precisam estar cientes dos rituais, as reuniões de check-in e check-out, as "dailys'', a frequência do envio de relatórios, entre outros. Para isso, a comunicação fluente, frequente e transparente é uma das mais efetivas qualidades de liderança.
Uso de ferramentas acessíveis
Garantir a comunicação, a colaboração e a produtividade dos colaboradores são os maiores desafios de uma liderança efetiva no cenário atual. Para facilitar esses processos existem uma série de ferramentas de gestão online. Algumas inclusive contém versões gratuitas que contemplam boa parte das necessidades de uma empresa.
Para a comunicação entre colaboradores e lideranças há o Whatsapp, mas também o Telegram e o Slack. Com o anúncio da nova política de privacidade do aplicativo mais popular de mensagens, talvez seja interessante experimentar um dos demais. Já o Whereby, o Google Hangouts e o Webex são ótimos para fazer videoconferências.
Para o armazenamento e troca de arquivos existem o famoso Google Drive, o Microsoft OneDrive e o We Transfer. Se a prioridade é agilizar e facilitar o gerenciamento de projetos e tarefas, Asana, Trello e Jira oferecem templates para diferentes fluxos de trabalho (os chamados workflows): kanban, scrum, entre outros que podem ser criados pelo próprio usuário.
Se precisar comprimir PDFs use o iLovePDF e para capturar a tela das suas video-calls considere o Loom, que é ótimo. Saiba que o RD Station é a referência mundial para facilitar a Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM). O ponto anterior vale para todas as ferramentas citadas: a liderança efetiva é aquela que tem a certeza de que os colaboradores sabem usá-las.
Ocupar o cargo de gestor não concede o status de liderança automática a ninguém. Assim como chefe não é sinônimo de líder: há muitos artigos e estudos a respeito das diferenças que existem entre os dois perfis de comportamento. Enquanto o primeiro prioriza uma tática de comando e o controle, o segundo opta pela orientação e pela inspiração.
De fato, uma liderança efetiva não se exime de nenhuma responsabilidade, nem das entregas que não são suas. É por isso que suas práticas visam construir relações de confiança com toda a equipe e que qualidades de liderança giram em torno da colaboração em detrimento da competição.
Mas você não precisa tomar essas dicas como um manual a ser seguido à risca. Afinal é de bom grado que cada liderança efetiva crie o seu próprio jeito: a sua originalidade é uma gera firmeza e consistência.
