“Nós moldamos nossas ferramentas e depois disso as nossas ferramentas nos moldam”, dizia o famoso pensador da comunicação Marshall McLuhan. Em tempos de Home Office elas contribuem não só com atividades básicas, mas também com a gestão do tempo, a organização de ideias e a comunicação eficiente.
Não por acaso, o investimento em ferramentas e treinamentos para o desenvolvimento humano foi citado em pesquisa por 49% dos profissionais entrevistados como melhoria para a continuidade do trabalho remoto. Mas quais são os melhores aplicativos e plataformas para cada situação?
Lista de tarefas
Além de fazer listas de tarefas, esse aplicativo tem um processador de linguagem natural fantástico que permite criar facilmente novas anotações com datas de vencimento e marcações específicas. Basta escrever “responder o João na quinta-feira #NomeDaEmpresa” e ele cuida do resto. Tem uma versão do aplicativo para Apple, se para quem quer manter as anotações no pulso.
Crie uma lista de tarefas no Gmail pelo desktop ou com o aplicativo Google Tasks. Ao adicionar uma tarefa, é possível integrá-la ao calendário do Gmail e adicionar detalhes ou subtarefas. Você consegue arrastar e soltar e-mails em sua lista de tarefas, reorganizar a ordem de suas tarefas e marcar as concluídas. O Google Tasks é elegante e fácil de incorporar à sua rotina de trabalho.
Esse aplicativo tem uma maneira intuitiva de gerenciar ideias e listar tarefas. Ao criar vários blocos de anotações e listas de tarefas, as ideias podem ser reunidas com facilidade e rapidez. As funcionalidades envolvem integração de gráficos, hiperlinks, listas de tarefas.
Além disso, o Joplin usa vários serviços de código aberto para armazenar os dados.
Gestão de tarefas
Esse é um aplicativo de gerenciamento de projetos que rastreia o progresso especialmente quando o trabalho é feito em equipe. É possível atribuir tarefas a pessoas específicas, criar subtarefas, receber atualizações quando alguém comentar nessas tarefas e fazer upload de anexos, entre outras funcionalidades.
Como plataforma criada para organizar projetos pessoais e corporativos, o Trello funciona como um painel de gerenciamento de projetos e permite que você personalize fluxos de trabalho. É inspirado no Kanban, um sistema de gerenciamento de projetos desenvolvido pela montadora japonesa Toyota na década de 1960. Não à toa um dos layouts padrões oferecidos é o famoso “to do, doing, done”.
Esse aplicativo possui várias funcionalidades e também pode ser usado para quadros Kanban e gerenciamento de projetos e tarefas. Devido às possibilidades de integração com outros serviços, também é relativamente flexível e pode ser usado para outros tópicos. Além disso, oferece funções como Scrum Board, Wiki para documentação interna, gestão de crises, entre outras.
Anotações
Manter todas as suas anotações no telefone é uma excelente ideia, pois é mais rápido, economiza o uso de papel e evita o seu desperdício. O Evernote permite que você não apenas faça anotações, mas também as organiza para você ao facilitar a navegação entre diferentes projetos. Também permite fazer capturas de tela e marcar as páginas do navegador.
Quem utiliza métodos de brainstorming sempre pensa em “desenho” e “post-its”por tabela. Com a ferramenta “open-source” Drawpile, é possível fazer tudo isso online. Com ele, quadros brancos virtuais podem ser criados e editados simultaneamente por vários usuários.
Assim, todos os participantes da reunião conseguem fazer um brainstorm, ver o que os outros estão fazendo e contribuir com as ideias em tempo real. É uma ótima ferramenta para desenvolver ideias e esboçá-las em conjunto. Especialmente interessante é o sesu manuseio intuitivo e o design minimalista.
O Notion é um dos melhores aplicativos para registrar tudo aquilo que vem à mente com maior flexibilidade e facilidade de uso. Um dos seus diferenciais é a capacidade de transformar qualquer linha única de texto em um hiperlink para outra página, uma lista suspensa ou até mesmo uma planilha ou banco de dados.
Também é perfeito para reunir links e mídia durante a pesquisa dentro de um projeto. Ele permite compartilhar suas anotações com a equipe e/ou exportá-las como PDFs e arquivos HTML. É quase o seu exocortex (um segundo cérebro).
Armazenamento de arquivos
Essa é ao mesmo tempo uma ferramenta de colaboração e uma solução de armazenamento em nuvem. É acessível para manter ou compartilhar vídeos grandes e outros arquivos.
Google Docs e Sheets permitem a colaboração na redação de documentos e edição de planilhas e o acompanhamento das atualizações em tempo real. Os recursos gratuitos por si só são úteis o suficiente para serem quase essenciais!
Apesar de disponibilizar um plano gratuito, para ter um espaço de armazenamento em nuvem suficientemente grande é preciso pagar pelo menos $9,99 (cerca de R$56) por mês. É um pouco mais caro do que algumas alternativas, mas também tem muitos recursos que fazem valer a pena a assinatura: a capacidade de recuperar versões antigas de arquivos substituídos e a sincronização fácil de pastas específicas entre diferentes dispositivos.
Talvez esse seja um dos principais aplicativos daqueles que têm suas próprias arquiteturas de nuvem privadas. Para usá-lo é necessário evitar problemas com servidores estrangeiros, além de se submeter às rígidas regulamentações de privacidade.
As suas principais vantagens não se restringem ao design, mas também à facilidade de instalação e operação. As integrações como armazenamento de bate-papo e de e-mail e bate-papo por vídeo são especialmente interessantes como funcionalidade.
Enciclopédias livres
Essa ferramenta corresponde a uma wikipédia online para empresas. Ou seja, é especificamente útil para compartilhar regras, instruções, dicas, senhas e documentações que sua equipe tenha que acessar regularmente.Uma série de possibilidades de colaboração é aberta com a permissão de edição dos arquivos por parte de qualquer membro da equipe.
Bancos de conteúdo
Esta ferramenta é muito útil para profissionais criativos. Pois ela dá acesso a uma enorme biblioteca de músicas, vídeos, imagens, fontes, animações e outros elementos que são usados em criações.
Se você está escrevendo postagens para um blog e procurando imagens associadas, ou deseja adicionar gráficos sofisticados a um vídeo que está editando, a Envato Elements pode ajudar a elevar seu projeto a um nível mais profissional. Pena que não é muito barato!
Gestão do tempo
Essa é uma ferramenta online para os fãs da técnica Pomodoro. A ideia é trabalhar solidamente por períodos intensos e fazer pequenas pausas, em geral correspondentes a 25 minutos e 5 minutos, respectivamente. Isso pode ajudá-lo a resistir à vontade de procrastinar e ao mesmo tempo evitar o esgotamento. O Tomato Timer é tão simples que poderia ser substituído pelo cronômetro do seu celular, mas já está ajustado para os intervalos e libera você dessa preocupação.
Essa é uma ferramenta que ajuda muitas pessoas a se manterem produtivas no Home Office, pois permite o acompanhamento do que está sendo feito em qualquer momento do dia por meio da observação de quais softwares e páginas da web estão abertos. Você tem essa visualização e consegue descobrir com o quê realmente está gastando seu tempo. Além disso, é possível bloquear mídias sociais e outros sites e aplicativos que roubam a maior parte da sua atenção.
Assinatura de documentos
Quando as atividades de trabalho envolvem o envio e recebimento de contratos, a falta de contato direto com clientes e parceiros de negócios geralmente é um entrave. A DocuSign foi desenvolvida justamente para resolver esse problema.
Ela permite que você crie e compartilhe contratos online que aceitam uma assinatura digital. Os documentos são juridicamente vinculativos e a interface da ferramenta é simples de entender. Além disso, agora foi lançada a Agreement Cloud que ajuda a redigir remotamente os contratos.
Comunicação em tempo real
Como um aplicativo de mensagens com foco na velocidade e segurança, o Telegram é ótimo para comunicação rápida por áudio, texto e vídeos. Ele também possui recursos BOT que tornam as pesquisas internas mais fáceis. É simples, gratuito e pode ser usado em vários dispositivos ao mesmo tempo, já que as mensagens são sincronizadas em todos os seus telefones, tablets ou computadores.
Com o Telegram, é possível enviar mensagens, fotos, vídeos e arquivos de qualquer tipo (doc, zip, mp3, etc), criar grupos de até 200.000 pessoas ou canais para transmitir para um público ilimitado. Além disso, oferece suporte a chamadas de voz criptografadas de ponta a ponta.
Na maioria das vezes, as equipes não precisam de canais complexos de vídeo ou voz para trocar informações. Geralmente, um bate-papo é suficiente. O Riot é um substituto digno dos aplicativos de mensagens mais famosos. Possui várias funcionalidades, integrações e também aplicativos para todos os sistemas operacionais.
Como um “WhatsApp para negócios”, o Slack permite o envio de um “ping” para seus colegas de trabalho mesmo quando eles estão a quilômetros de distância. Isso substitui aquelas conversas mais curtas. É uma ferramenta que agiliza a comunicação para que o trabalho seja feito mais rapidamente e ao mesmo tempo cultiva e mantém a camaradagem. Ela pode ser integrada com uma série de ferramentas e plug-ins de terceiros para aprimorar o fluxo de trabalho de várias maneiras.
Videochamadas
Essa é uma das melhores maneiras de manter contato com vários colegas no Home Office. Com uma conta premium do G Suite é possível fazer chamadas com até 100.000 participantes - sim, 100.000.
É quase onipresente em todos os dispositivos: é possível participar das videochamadas por celular, tablet, PC, laptop e até mesmo em seu smart display. Além disso, oferece funcionalidades extremamente úteis como transcrição em tempo real e gravação de videochamadas.
Com esta ferramenta é possível realizar videoconferências profissionais facilmente por meio da URL htttps: //meet.jit.si/. Não precisa se cadastrar: é totalmente gratuito e está hospedado de forma totalmente segura.
Para realizar as videoconferências da empresa, talvez seja melhor baixar o pacote completo do software e instalá-lo em seus próprios servidores. Desta forma, nenhum vídeo é armazenado em servidores externos e a proteção de dados será mais garantida.
Quem nunca teve que fazer uma ligação usando essa ferramenta? Muitos de nós usamos o Skype para manter contato com entes queridos no exterior, mas muitas empresas também usam a plataforma para reuniões de negócios. Também é possível fazer videochamadas com ela, onde quer que você esteja: basta uma boa conexão de Internet.
O Zoom é gratuito para recursos básicos, mas você precisará pagar mais se quiser a seleção completa. Esta é uma das ferramentas online mais utilizadas para profissionais em trabalho remoto.
