Uma pesquisa mostrou que o trabalho diário aumentou em média 48,5 minutos nos tempos de Home Office. Se todos temos as mesmas 24 horas por dia, por que apenas algumas pessoas parecem fazer igual ou mais em menos tempo? Isso acontece não porque elas têm superpoderes, mas porque sabem como administrar o tempo de acordo com suas necessidades, responsabilidades e vontades.
Seja nos livros e filmes, seja nas grandes teorias e tecnologias, controlar o tempo é um desejo manifestado na arte e na ciência. Até hoje não foi possível realizá-lo, mas com a mudança de alguns hábitos e a contribuição de ferramentas é possível otimizar o uso das suas horas. Afinal, gestão do tempo e produtividade andam juntos e ninguém gosta de desperdiçar nenhum recurso, não é?
Meça a sua distribuição atual de tempo
Para saber como usar melhor seus minutos e suas horas no futuro, é necessário entender como você faz isso no contexto presente. Descubra como você tem investido seu tempo: supor que a checagem e envio de e-mails é feita em 30 minutos a cada dia é diferente de constatar isso após medir concretamente.
Os aplicativos RescueTime, Toggl e Calendar ajudam a monitorar tudo o que o usuário faz durante uma semana. Essas ferramentas disponibilizam um relatório para descobrir que tipo de atividade está “roubando” o seu tempo. Com essas informações é mais fácil fazer os ajustes apropriados.
Defina um limite de tempo para cada tarefa
Estabelecer um limite de tempo para cada tarefa faz ela se tornar um desafio e evita distrações ou procrastinação. Não seja nem otimista nem pessimista demais: parta das experiências anteriores com esse tipo de tarefa para decidir qual será a duração necessária. Por exemplo, com 2 horas para redigir um artigo para um blog, se começar às 8h, tente escrevê-lo até as 10h.
A otimização do tempo com a gamificação foi constatada em uma pesquisa: 89% dos profissionais entrevistados afirmaram se sentir mais produtivos. Alguns aplicativos como Habitica e Fabulous fazem a realização de tarefas ficar mais divertida e o Productivity Challenge Timer usa o método Pomodoro para distribuir projetos em tarefas menores e facilmente gerenciáveis.
Desdobre projetos em tarefas e evite abandoná-las
De método adotado de vez em quando, o Pomodoro pode se tornar um ritual. Afinal, todas as metas e projetos são compostos de partes menores que precisam ser cumpridas para serem atingidas e concluídos, respectivamente. Desdobre-os em etapas ou listas de tarefas: TickTick e Todoist são ferramentas úteis para organizá-las.
Isso ajuda não só a mantê-lo focado como também motivado, pois permite ver o que já foi conquistado e o que ainda resta. Ainda que haja interrupções que impeçam de concluir uma tarefa, faça questão de retornar e concluí-la assim que puder. Talvez seja necessário definir um limite para o número de tarefas nas quais está trabalhando.
Planeje seu tempo com antecedência suficiente
Busque não acordar sem um plano para seu dia. Assim, ao invés de se concentrar no que precisa ser feito, você vagará sem rumo e se limitará às banalidades e trivialidades do dia. Por isso, planeje o uso do seu tempo com antecedência. O aplicativo MindMeister facilita o planejamento diário através de mapas mentais.
Antes de terminar o dia de trabalho, passe 15 minutos organizando o escritório e/ou mesa e faça uma lista das tarefas mais importantes para amanhã. Durante a sua rotina matinal no dia seguinte, pense e anote os 3 ou 4 assuntos mais urgentes, aqueles que devem ser abordados hoje, e trabalhe neles quando você estiver mais produtivo.
Passe suas manhãs nas TMIs
O seu café da manhã profissional deve envolver as maiores e mais desafiadoras tarefas, também conhecidas como as tarefas mais importantes (TMIs) do dia. Esse truque otimiza o seu tempo pois geralmente se tem maior quantidade de energia de manhã.
Portanto, é melhor enfrentar as tarefas mais trabalhosas quando não se está esgotado. Certo? Além disso, o sentimento de realização logo nas primeiras horas do dia pode animar toda a sua tarde de trabalho. Priorities e Finish são boas ferramentas para gestão do tempo pois permitem essa hierarquização de tarefas.
Aprenda a delegar tarefas
Terceirizar as tarefas pode ser um pouco complicado, por falta de confiança no colega de equipe ou de tempo para ensinar os colaboradores a realizá-las. Para alguns profissionais, é difícil deixar outra pessoa fazer o trabalho sem o seu toque. Para outros, é difícil encontrar tempo para treinar outra pessoa a concluir certas tarefas.
Por incrível que pareça, delegar economiza tempo, pois diminui a carga de trabalho e dedica seu foco às tarefas mais importantes. Transfira responsabilidades aos membros da equipe qualificados ou contrate um freelancer experiente. O Asana é um gerenciador de tarefas muito intuitivo para a delegação.
Elimine a metade do trabalho
As distrações são a maior dificuldade citada por profissionais dos Estados Unidos no Home Office, de acordo com estudo. Já no Brasil, elas são o principal desafio para um quinto dos entrevistados. De fato, normalmente, buscamos equilibrar mensagens, e-mails e listas de tarefas ao mesmo tempo em que tentamos realizar algo. É raro estarmos totalmente presentes.
Quem nunca parou de fazer um relatório para verificar uma notificação no telefone ou checou a linha do tempo da rede social favorita durante uma reunião importante? Esses são hábitos recorrentes no dia a dia de trabalho de colaboradores de empresas de todos os tamanhos.
Reserve um tempo significativo para se concentrar em um projeto. Isso envolve eliminar todas as fontes de distração. Alguns aplicativos dão uma mãozinha para os mais apegados: Offtime, Moment, BreakFree ou Stay on Task. A mudança de hábitos para administração do tempo também é abordada no livro de William Douglas e Alberto Dell'isola. Vale a pena a leitura!
Mude a programação do seu dia
Talvez a melhor solução possa ser muito mais simples do que você imaginava, como mudar a programação do seu dia. Isso não significa abandonar alguns hábitos e adotar outros, o que seria difícil, mas mudar a ordem, aumentar ou reduzir a duração de algumas atividades.
Por exemplo, em vez de dormir até 6h30, acorde uma hora antes. 5h15 pode ser o horário mais produtivo do dia, em que você pode fazer exercícios, planejar seu dia, ler seus e-mails e até mesmo trabalhar em projetos paralelos sem ser perturbado. Além disso, considere acordar mais cedo nos fins de semana e reduzir a quantidade de horas na frente da TV.
Reserve um intervalo de tempo entre atividades
Pular imediatamente de uma atividade para outra parece mais prático, mas a longo prazo tem o efeito oposto. É importante ter um tempo para esvaziar a mente e recarregar as baterias, caminhando, meditando ou apenas sonhando acordado. Afinal, o cérebro humano só consegue se concentrar cerca de 90 minutos por vez.
Além disso, essa pausa também pode evitar atrasos para a próxima reunião: 25 minutos entre tarefas e reuniões é o intervalo ideal.
Realize uma única tarefa por vez
De acordo com infográfico do Online College, apenas 2% das pessoas são capazes de realizar multitarefas de forma eficaz e esse hábito, além de deixar o profissional 40% menos produtivo, diminui o QI em 10 pontos. Portanto, a divisão de atenção pode também acabar desperdiçando recursos financeiros.
A organização das tarefas leva alguns minutos, mas acaba otimizando o uso do tempo e do espaço. Comece por ter um lugar para tudo - suas tarefas e objetos - e certifique-se de que os itens são colocados de volta onde pertencem depois de usados.
Comece o dia com uma única tarefa, a maior e/ou mais difícil. Ao final do dia, limpe seu local de trabalho - virtual e presencial. Comece com uma tarefa única.
Siga a Regra de Pareto 80-20
O Princípio de Pareto, também conhecido como regra 80-20, sugere que 80% dos resultados vêm de 20% do esforço investido. Isso é comumente usado em vendas, pois 80% das vendas normalmente vêm de 20% dos clientes.
Esse princípio também pode ser aplicado na gestão do tempo em Home Office. Comece olhando para sua agenda ou lista de tarefas todos os dias e tente definir cinco tarefas que você precisa realizar. Com o passar do tempo, isso irá acostumá-lo a aumentar o esforço nas tarefas mais importantes.
Outros segredos e técnicas de administração do tempo são tema de livro de William Douglas e Alberto Dell'isola.
